PGGM stapt over op nieuw systeem voor premie-incasso — artikel bevat een betaalmuur

Afgelopen jaar is PGGM een nieuw systeem gaan gebruiken om de pensioenpremies van werkgevers te incasseren. Inmiddels zijn alle klanten aangesloten, inclusief PMT en Koopvaardij.

Dat blijkt uit een klantreferentie op de website van de leverancier van het nieuwe systeem, Fiqas, en uit een reactie van PGGM op aanvullende vragen.

Tot nu toe had de pensioenuitvoerder geen berichten hierover naar buiten gebracht. Directe aanleiding voor de overstap is dat de IT-architectuur door het oude systeem ‘onhoudbaar’ werd, aldus Henry Dikkema, directeur pensioenbeheer bij PGGM in de klantreferentie.

PGGM gebruikte voor de incasso onder meer het softwareprogramma Coda van leverancier Unit4, laat een woordvoerder weten. Coda is een algemeen financieel management- en boekhoudprogramma, waarbinnen incasso niet het primaire doel is. ‘In de loop der jaren heeft dit geleid tot maatwerkoplossingen en aanvullende processen binnen PGGM.’

‘Grenzen bereikt’

Dikkema legt in de klantreferentie uit dat de grenzen van die aanpak steeds vaker zichtbaar werden: ‘We hadden steeds meer randsystemen nodig om het proces werkbaar te houden. Dat leidde tot veel handmatige acties, foutgevoeligheid en een onhoudbare IT-architectuur.’ Bovendien werd differentiëren per klant steeds lastiger, aldus Dikkema. ‘We konden werkgevers onvoldoende flexibiliteit bieden, terwijl hun wensen steeds specifieker werden.’

Verder streeft PGGM naar meer standaardisatie en minder complexiteit binnen de eigen IT. Ook wil de uitvoeringsorganisatie het liefst alles binnen de cloud organiseren. ‘We hanteren het beleidsprincipe “cloud first; software as a service (saas) tenzij”, zegt de woordvoerder. ‘We kiezen alleen voor een saas-oplossing als leverancier én product voldoen aan strenge niet-functionele eisen.’ Het gaat dan vooral om veiligheid, stelt de woordvoerder. ‘We kunnen dan blijven voldoen aan verplichtingen richting klanten en toezichthouders.’

Bij software as a service draait de software via internet en wordt deze ‘gehost’ door de softwareleverancier; niet via de eigen cloud van PGGM.

Dora

Na uitgebreid onderzoek koos PGGM voor de saas-oplossing Abillity van leverancier Fiqas. Dikkema: ‘We zochten geen boekhoudpakket, maar software die specifiek voor incasso is ontworpen.’ Verder was voor PGGM belangrijk dat compliance-vereisten, zoals Europees IT-verordering Dora, goed geborgd zouden zijn. Binnen het nieuwe systeem lopen facturatie en incasso volledig automatisch en is het handmatige werk sterk teruggedrongen, zegt Dikkema in de klantreferentie.

Vorig jaar gingen klanten PFZW, bpf Schilders en Stipp al over op het nieuwe incassosysteem. Per april van dit jaar zijn ook PMT en bpf Koopvaardij op het portaal aangesloten.

Voor werkgevers en pensioenfondsen verandert er op korte termijn niets, benadrukt de woordvoerder. ‘Wel biedt het nieuwe systeem PGGM de mogelijkheid om op termijn extra diensten rond betalingen en informatie via de portalen aan te bieden.’ Voorbeelden zijn het aanbieden van iDeal-betalingen, waarbij deelnemers gelijk op het portaal kunnen zien dat het saldo wordt aangepast.

‘Andere mogelijkheden zijn het aanvragen van betalingsregelingen en/of automatische incasso om dit sneller en automatisch te verwerken. Ook kunnen wij meer informatie geven over de status van betalingsregelingen en de status van facturen die zijn overgedragen aan het incassobureau.’